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关于做好全县中小学电子学籍工作意见

发布时间：2011/8/22 阅读次数：2258 字体大小: 【小】【中】【大】

安徽省中小学学籍管理系统在我县已经试用两年多了，从小学一年级到高中三年级学生基本信息全部导入安徽省中小学学籍管理系统，并上报生教育厅。基本达到省教育厅《关于在全省统一实施中小学学生学籍信息化管理工作通知》的要求。但也还存在一些问题，如重复学籍、信息错误、信息缺项等。这是近期要解决的。目前我县学籍管理模式是以县教育局学籍和安徽省中小学学籍管理系统学籍并存的方式进行管理的，这也是我县今后学籍管理基本模式。具体操作是学生必须先取得县教育局学籍，然后把县教育局学籍名单添加到安徽省中小学学籍管理系统中，导出数据上报教育局审批，学校再将教育局审批后的数据导入学校版学籍管理系统，完成学生在电子学籍注册。从而确保县教育局学籍和安徽省中小学学籍管理系统学籍完全一致。

根据省教育厅《关于在全省统一实施中小学学生学籍信息化管理工作的通知》（省教基【2009】年5号）文件精神，结合我县学籍管理中实际存在情况，确保全县中小学生电子学籍管理工作的顺利实施，熟练掌握学籍软件操作方法，端正思想规范行为，做好日常学籍管理工作，现作如下要求：

一、三个一年级新生学籍办理

小学一年级、初中一年级和高中一年级学籍办理；时间紧，要采集的信息多，数据量大，工作需要认真细致，各校要指定人员配合班主任做好这项工作，确保上报学生信息规范、完整、准确。学籍管理员要提供技术帮助，（如指导学生填写信息采集表、负责照片采集等）对采集的信息认真核对把关，清查重复学籍。

1、小学一年级学籍办理：今年小学一年级招生新生，农村各小学要收齐符合入学年龄的户口本，交中心校统一进行审验，严格控制入学年龄，严格按户口本采集学生和家庭信息，填写《固镇县2011年中小学新生学籍表》（学籍管理网盘下载，地址：http://zry.web-16.com/），避免上报错误信息，以后一般不提供信息修改。城关镇小学一律持户口本到基教科审验。（从下周一开始上报）今年小学一年级招生要把握以下五个问题，

①、学生的所有信息都以户口本为准。

②、入学年龄为六周岁（今年放宽到2005年12月31日前出生的儿童），各校要严格遵守。

③、关键字段不能留空，特别是身份证号码、监护人、家庭住址等要填写齐全。

④、一年级信息采集表填好收齐后要学生家长签字、班主任签字，加盖学校公章后交学校档案室存档。

⑤、对于符合入学的适龄儿童要在其户口本姓名旁加盖“已入学**中心校”字样的印戳，并与本乡镇二年级以上学生名单核对，坚决杜绝重复学籍，虚假学籍。已经取得学籍的学生，不准再重新申报学籍。《固镇县2011年中小学新生学籍表》由中心校把审查把关，填写齐全不得缺项，打印一式两份，中心校留存一份，于9月30日前上报教育局基教科一份，纸质表格和电子表格同时上报。（电子表格为Excel表格，姓名填写要规范，字与字之间不准空格）

2、初中一年级学籍办理：县内初一应按学区规定的范围招生，按照小学六年级学籍名单顺序填写《固镇县2011年中小学新生学籍表》，并到教育局审核。以下四种情况不能直接申报学籍；

①五年级升六年级学生。

②中学小学已经取得学籍学生不能上报学籍。

③外地回原籍学生，需要审验相关手续后再报学籍（毕业证、就读期间的学籍材料）。

④在小学期间乱留级随意接收学生又没及时上报学籍而造成的无学籍，由小学和中心校负责说明原因，附上无籍学生名单，对负有责任个人和学校，由中心校做出处理意见，上报基教科再做处理。（①、②两项不能报学籍，③、④两项需审批后才能上报。）

学校按审核后的名单向学生发放信息采集表，如果小学学籍信息错误，由学校持户口本统一到基教科修改，修改后的学生信息导入学校版学籍管理系统，上报教育局审批取得学籍。跨学区招生应符合跨学区有关规定，不准接收没经审批的非本学区学生。转学、休学、复学等一律在新生办好后再办理，初一新生9月30日前上报完成。（《固镇县2011年中小学新生学籍表》纸质材料和电子材料各一份）。

上报安徽省中小学学籍管理系统操作程序为；将审核正确的学生信息导入学校版学籍管理系统，重新分配学籍号码和地区学号。并对学生进行分班，然后导出新生数据上报教育局审批，再接收经过教育局审批后的数据，导入学校版学籍管理系统，完成初一新生的电子学籍注册，学生相关信息正式转入省电子学籍数据库。县教育局对各学校从安徽省中小学学籍管理系统中导出学籍名单、与小学毕业生名单进行逐一核对，两个数据要完全一致。

3、高中一年级学籍办理：

①高一学籍应严格按教育局二次核准录取名单办理，不准超计划上报学籍，也不准上报低于普通高中最低控制线以下学生学籍，先办新生学籍，再办理变动学籍。

②严格控制留级生，按照《安徽省全日制普通高级中学学籍管理办法》中规定办理留级。

③高一新生由学校严格按照审批名册进行信息采集，建立新生学籍档案。学籍号码和地区学号可以重新分配生成，也可手工分配。

二、转学、借读

学生转学一般在学期初办理，中途因特殊情况确实需要转学的，由学校持相关材料按时到教育局办理，避免丢失和长时间积压，影响学生入学。初中、小学跨学区转学必须符合条件。高中同城（含县内）不能转学，任何学校和个人不准擅自接受借读学生。休学期间不能转学。

1、相关证件：

①、接收证明（接收学校开据的联系函）。

②、转学证（转出学校开转学证、主管部门盖章）。

③、转出学校随转学证一起提供的学生学籍表及其他材料。

④、外地回来中小学学生也要提供充足所在学校的材料证明，及时上报教育局审批。

2、办理程序：

①. 学生个人向转出学校提出书面申请，学校同意后，向转入学校发出“学生转学联系单”。

②. 转入学校同意后在“学生转学联系单”上签署“同意转入”意见，交转出学校存档，转出学校开据转学证，交转入学校。

③. 转入学校在转学证上签字盖章，由学校、中心校统一持学生证学、学籍表及其他材料到教育局审批办理，编入相应年级。

④. 双方学校学籍管理员根据教育局审批的转学手续，分别在电脑上进行电子学籍的转出转入操作，并导出“学籍变动数据”提交教育局审批，返还给学校，完成转学变更。

注：高中阶段转学（县外）。同级示范高中可以互转，省市级示范高中可以转入一般普通高中，普通高中可以转入职业高中，而一般普通高中不得转入省市示范高中，市示范高中不得转入省示范高中，职业高中不得转入普通高中。

义务教育阶段转学。学生转学过程中不得留级，编入相应年级。以就近入学、控制班额的为原则，为了宏观调控，预防学校大班额现象的产生，班额较大的学校不准在接收学生。县城学区必须符合相关条件（详见《固镇县县城学区初中、小学学籍管理暂行办法》）。

三、休学

休学时间一般为一学年，放假间期一般不予休学。

1、相关证件：

①、家长或本人提出书面休学申请。

②、县级以上医院证明，病历，看病发票等（住院发票或门诊多张发票，证明一段时间生病）。

2、办理程序：

①、由家长或本人提出书面休学申请，经学校同意并在申请上签字盖章（小学还要经中心校盖章），附县级以上医院证明，病历，看病发票

②、学校学籍管理员根据审批手续在电脑上进行电子学籍的休学操作，并导出学籍变动数据上报审批。

③、学校学籍管理员把教育局审批后学籍变动数据导入学校版学籍管理系统，自此完成休学办理。

四、复学：

休学时间一般为一年，学生复学一般满一年才能复学。复学学生只能是上一年已经办理过的休学学生，并且是原来已经在安徽省中小学学籍管理服务器上进行休学备案的学生才能复学。

1、相关证件：复学书面申请，原审批休学有关材料。

2、办理程序：

①. 休学期满，（一般为一年，不准提前和退后复学）学生或家长出具相关证明向原学校提出复学申请；

②. 学校同意后，学籍管员持学生复学书面申请，原审批休学材料。先到教育局办好县学籍复学手续，再在本校电子学籍管理系统中进行电子学籍的复学操作，并导出“学籍变动审批”文件。

③、上报“学籍变动审批”文件，经教育局审批后返还学校，学校接收完成学生复学。

五、留级

1、义务教育阶段学生不准留级；

2、高中阶段按照皖教基【2010】25号《关于印发安徽省全日制普通高级中学学籍管理办法的通知》文件规定执行，严禁不经审批擅自留级，超标留级。学校在9月开学后两周内上报完成留级学生上报，并在安徽省中学生学籍管理系统中进行相应的操作。

注：高中毕业年级不准留级，非毕业年级的留级比例控制在本年级学生总数的百分之一以内（学业水平测试成绩两科不及格，学分模块三科不及格）。

六、毕业、结业

1、学生在小学、初中、高中阶段学习期满，成绩符合毕业、结业规定，由学校学籍管理员在本校电子学籍管理系统中进行毕业、结业的操作，导出“毕业数据”电子文件，上报安徽省中小学学籍系统管理系统，审核、导出审批后数据，学校接受审批数据后导入学校版学籍管理系统，完成学生毕业操作。每年8月20号以前要办理好学生毕业。否则影响新生上报。在上报学生毕业信息之前，一定要先办好转学、休学、复学等变动。小学、初中毕业去向一律选择升学。高中可选择毕业。

2、完全中学高初中毕业数据分开上报，一贯制学校小学和初中分开上报。

3、小学、初中毕业后在系统中不能查询，建议毕业前导出毕业班名单保存，便于以后使用。

七、错误信息纠正

发现学生信息错误要立即纠正，学校持家庭和本人户口本到教育局修改。

八、系统升级

义务教育阶段，省电子学籍系统每年在8月20日下午5：00由学校学籍管理员进行学期变更。

高中阶段，省电子学籍系统每年在6月30日下午5：00由学校学籍管理员进行学期变更。

教育局将在20号以后对教育局管理版学籍管理系统进行学期变更。

九、硬件配备

硬件配备

省教育厅近期将要启动网络版学籍管理系统，为了更好的做好学籍管理工作，确保学生信息不泄露，学校要为学籍管理工作提供必备的条件保障。如专用电脑，打印机，良好的网络连接等。

十、上报材料要求

三个一年级新生要上报经教育局审验的《固镇县2011年中小学新生学籍表》，本表一式两份，报教育局一份，学校留存一份，以便留查。纸质表格和电子表格同时上报。9月30日之前完成。

十一、学校学籍管理员权限和责任

1、制定本校的学籍系统使用和管理规定，管理本校电子学籍账户。妥善保管学生学籍档案材料。

2、对符合转学规定转入转出的学生进行确认。

3、对学生学籍的变动按要求向县教育局提出电子数据的审批申请并接收审批数据。

4、对学生毕业结业按要求及时向教育局提出申请并接收审批数据。

5、学生基本信息发生变动（如重新分班、学生法定监护人的信息发生变化、学生的其他信息发生变化、学生照片与文字信息不符等），学校必须及时进行修改上报。

6、对无权修改的关键信息，如姓名、性别、身份证号码录入有误等现象，要携带户口本到教育局申请修改。学生姓名依法变更后，其原名作为曾用名予以保留。学生学籍号码不于修改。

7、学籍管理人员要加强自身业务学习，提高业务水平，熟练操作学籍管理软件，完全胜任该项工作。要有积极主动的工作热情，一丝不苟的工作态度，认真负责奉献精神。

8、学籍管理人员负责审查本校学籍，按照教育局有关规定，严格审查学生入学资格，把好学籍入口关。对于乱报学籍，造成学籍混乱的学校，教育局比照《关于做好2011年县城学区初中招生工作的通知》中的规定，对有关责任人进行处理。学籍管理人员要合理的安排工作，要把学籍管理工作做为自己的第一工作，而不是兼管。学校要适当减少学籍管理人员的其它工作，以保证有充足的时间搞好学籍管理。学籍管理员要确保学生信息的准确无误，系统安全可靠，严禁信息丢失损坏和外泄。

9、固镇学籍技术交流群和基教科教育教学管理群

固镇学籍技术交流群号码是：22300867。基教科教育教学管理群：171065963。中学教务主任、中心校业务校长和管理员要及时登录，每天至少一次，现在提倡无纸化办公，又节约又环保，更快捷方便，以后基教科以及学籍管理等方面信息直接在群里发布，不再在另行通知，收到通知请回复收到，超过24小时不恢复的，视为缺少一次，基教科对每次恢复情况进行登记。学期结束公布。

十一、存在问题和近期工作

学籍存在问题

1、重复学籍和双重学籍。

2、学生学籍信息错误。

3、教育局学籍（经过审定学籍）和安徽省中小学学籍管理系统学籍（没经过审定学籍）不一致。

近期工作

1、三个一年级学籍办理，9月30号完成。

2、继续清理重复学籍

3、继续修改学生错误信息

固镇县教育局基教科

2011.08.24

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